近日, 广厦建设集团有限责任公司安徽分公司签约建文软件,全面启动综合项目管理信息系统的实施,向施工总承包特级资质企业迈进。
广厦建设集团有限责任公司是住建部推荐的全国首家上市运作的建筑施工总承包企业。近年来通过成功的资本运作和组织结构的调整以及产权制度改革,企业实现了超常规的发展。集团公司现有总资产120亿元,员工4万余人,拥有各类各级的经济、技术人员约5000人,年完成建筑业总产值150亿元左右。企业经营市场广阔,业务遍及全国28个省、市、自治区和特别行政区,在海外多个国家和地区建有办事机构或业务基地。在国内外市场享有较好的信誉,在2005年度、2006年度被《建设时报》和美国《工程新闻纪录》杂志分别评为中国承包商60强排名第12位、第11位。广厦建设集团有限责任公司安徽分公司是广厦建设集团在安徽省设立的分公司,于2001年5月28日经安徽省成立,负责集团公司在安徽省范围内的所有工程项目的全面管理,并承接工程业务,开拓安徽建筑市场。具有房屋建筑工程施工总承包特级,市政公用工程施工总承包二级,建筑装修装饰工程专业承包一级,机电设备安装工程专业承包一级,园林古建筑工程专业承包一级等资质。
广厦建设集团有限责任公司安徽分公司作为房屋建筑总承包一级、装饰工程专业承包一级资质的大型建筑企业,随着公司规模、效益的连年翻翻,传统管理模式下存在许多管理问题,逐渐暴露出来:
1、企业分支机构多、分布广;项目众多、分散,核算复杂、项目管理不便,传统项目部粗放式的管理,使各项目部合同、进度、物资、质量、安全、成本等缺少有效监控,项目执行风险大;各种管理信息传递不准确不及时,项目成本得不到有效的控制。
2、报表数据经中间层加工处理,信息失真、滞后,上级公司无法及时、准确了解下属分子公司的信息;统计及审批工作很难及时迅速完成;跨单位、跨部门即时查询无法实现。
3、监控困难、资金控制不力,费用支出失控,预算不能严格执行,成本核算的过程控制无法实现。
公司管理层经过慎重分析与决策,最终决定以信息化为突破口,通过信息化的建设形成广厦安徽公司多层次、多元化的信息收集、整理、分析和利用的渠道及网络;并上升到施工总承包特级资质信息化的达标要求的标准。为此,成立了由公司管理层直接领导的信息化建设小组,以《施工总承包企业特级资质信息化考评标准》要求为建设目标,由公司信息化领导小组在全国范围内工程项目管理系统厂家中进行筛选,经过了信息化领导小组长达一年的试用、测试比较后,最终选择了经验丰富的建文软件;携手建文软件,积极向着特级总包企业迈进。
广厦安徽公司本次信息化的目的是通过信息系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈,将信息化深入到经营、财务、生产等多个方面,形成一个以核心业务流程为基础,以人、财、物管理为重点工作流程的信息化管理系统,将企业的信息流、资金流、物流、工作流集成和整合起来,实现企业内部业务流程的信息化及外部的电子商务活动,进而实现企业创新式发展。具体目标:
1、获取和分析企业内部信息,并在企业内部准确、迅速的传递和处理,实现动态管理,使企业业务工作达到事前计划、事中控制和事后分析。
2、建立项目管理集成应用平台,实现工程建设项目全过程管理的集成应用;建立企业内部的办公自动化平台及人力资源系统,为领导提供决策支持平台;建立企业知识库和定额库。
3、实现预算、资金集中管理,提高资金使用效率,降低财务成本;建立统一的财务管理平台,实时监控下属分子公司、项目部的财务状况;建立起绩效管理系统,实现实时的监控机制。
4、以信息化带动企业管理流程、提高企业效率;以信息化带动企业管理再造,减少中间管理层次,提高决策效率,并通过信息系统实施培养一批信息化人才。
为此,建文软件依据《施工总承包企业特级资质标准信息化考评表》的要求,并根据多年来对施工特级总包企业信息化的经验,逐一分解分析,并将系统的建设内容具体为以下六大方面,:
1、基础设施建设。考核内容有硬件设施、网络环境、安全保障、资金保障、制度保障、对外门户网站六个项。要求企业设立计算机中心机房,有专职人员,项目部配备电脑,企业与项目部之间建立可靠网络连接;同时在安全保障中要建立防病毒系统、有数据备份、以保证信息化数据的安全与系统的持续运转;在资金与制度保障中要有相关制度及资金保障;要求建立WEB网站,具备宣传公司形象的各种栏目,并及时更新有效。
2、综合项目管理。其考核内容分为:综合能力、招投标管理、进度管理、成本管理、合同管量、物资管理、质量管理、安全管理、竣工管理、风险管理、设备管理等十一项内容,是信息化管理的核心。
1)综合能力:要求建立综合项目管理协同平台,实现与各项目间的协同办公,公司各项目使用率达30%以上,主要考核企业分级管理与多项目管理的能力。要求通过信息化手段,加强各项目间的工作协同,快速获取各个项目的进度、合同、物资、成本、安全、质量、竣工等信息,进行数据汇总及对比分析,以实现对项目的监管,并达到与财务、人力资源、协同办公、档案资料管理的集成。
2)招投标管理:要求招投标管理功能完备,具有电子标书编制能力,通过软件进行概预算编制,能够查询各类主材市场价格。要求全公司各项目使用率达50%以上。
3)进度管理:要求项目进度管理功能完备,编制切实可行的项目进度计划,可以编制横道图、网络图,实现进度显示、目标对比。要求全公司各项目使用率达50%以上。
4)成本管理:要求项目成本功能完备可实现项目成本预算、实际成本记录以及对比的功能,包括项目成本预算、实际成本与成本分摊、预算与实际的对比。要求全公司各项目使用率达50%以上。
5)合同管理:主要包括与业主方签订合同的管理以及对分包、采购合同的管理,要求具备合同信息的录入、变更录入与审批、合同进度款申请与支付管理。要求充分利用信息系统的数据集成特性,通过合同台帐的查询,实现对合同签订基本信息、变更信息、进度款申请信息、支付信息的方便查询与合同的检索。要求全公司各项目使用率达50%以上。
6)物资管理:要求物资管理功能完备,具备分类管理、统一编码、材料需求请购单据、材料采购计划制定、材料采购订单管理、按需求提出组织的入库统计报表、物资出入库统计、物资收发存报表的自动获取、物资明细报表查询。要求全公司各项目使用率达50%以上。
7)质量管理:要求质量管理功能完备,建立质量知识库用于存放质检标准、质量管理流程等信息,并且在质量检查时可以方便获取该类知识,制定质量目标、实现工程质量检查情况及处理结果的动态管理,检查情况记录实现从计划到检查,发现问题提出不符合项到整改的PDCA管理闭环。要求全公司各项目使用率达30%以上。
8)安全管理:要求功能完备,建立安全知识库,制定安全目标、计划,培训项目部,记录与查询交底工作;考核分包单位的安全;动态管理安全检查情况记录及处理过程。要求全公司各项目使用率达30%以上。
9)竣工管理:要求具备查询竣工验收情况记录、竣工资料分类管理、竣工资料的检索等功能包括验收过程管理与竣工验收资料管理两部分。要求全公司各项目使用率达50%以上。
10)风险管理:要求风险管理功能完备,支持项目进度管理风险预警、项目合同变更风险预警、合同支付提高预警、设备维护维修到期风险预警、成本执行风险预警、工作延期风险预警等功能。要求全公司各项目使用率达50%以上。
11)设备管理:要求设备管理功能完备,具备设备分类管理、统一编码、设备使用计划制定,设备调拨、维修、维护记录,设备备品、备件管理、设备危险源管理功能。要求全公司各项目使用率达30%以上
3、工程设计管理。要求企业各专业设计均采用计算机软件,计算机出图率达到80%。特级资质专业设计一般要求用AUTOCAD或其派生软件。
4、人力资源管理。要求系统功能完善,具备人事管理、合同管理、薪资管理、招聘管理、培训管理、绩效管理。重点是企业核心骨干的培养与管理,其最终目的是提升企业管理人员的水平,同时提高核心骨干的满意度。同时要求人力资源系统正式使用1年以上。
5、档案资料管理。规定中要求建立完善的档案管理系统,主要包括档案分类目录建立、项目文档资料录入、项目档案归档、档案查询、资料借阅管理等。要求采用计算机档案管理系统对各项目资料档案管理达到50%以上。设计部门利用计算机图纸档案管理系统对工程设计图纸管理达到50%以上。
6、引导性指标。主要包括电子商务、知识管理、账务处理、办公自动化管理四个方面内容。此虽不是硬性考核指标,但属于加分项,旨在通过以指导性文件的形式对企业深入应用信息管理加以鼓励,对有能力和有基础的企业在电子商务、动态知识管理、管理型事务处理、办公自动化上提出了较高要求。
根据以上分析,为保证实施的成功,在具体实施步骤及方案上,采取以下七大步骤进行:
1、硬件配置阶段:根据信息系统的流程及软件模块的要求及工作人员分工,进行硬件的配置,广厦安徽公司总部要设置计算机中心机房,有小型机及服务器等,项目部要配备PAD、笔记本,要上网连接。
2、系统调研、流程确认阶段:在系统实施前,结合系统的功能对各部门进行业务需求调研,尤其是相关部门的一些业务流程,进行讨论和优化,整理出各模块的业务需求和流程确认报告,并针对需求报告的系统实现方式进行模拟演示,最后由部门负责人和主管领导签字确认。
3、软件二次开发阶段:针对广厦安徽公司的一些个性化需求,对原有流程及功能进行重新设计、二次开发,以满足特殊需求。
4、试点实施阶段:系统完成后,广厦安徽公司选择一个条件比较好的项目部,根据前期确认的需求、流程及试点应用范围进行系统试点工作。在实施的过程中应着重进行数据初始化、培训教材及岗位操作书的整理、不同层次人员的培训、系统的试运行、系统上线运行等工作。
5、系统正式上线运行阶段:系统上线后,有广厦安徽公司督促各部分的运行情况,并出台相应的配套管理制度。确保各部门按照系统定制的各种功能按部就班的运行。
目前,该套方案已经在广厦建设集团有限责任公司安徽分公司全面运行,相信这又将是建文软件在特级资质施工企业信息化建设的成功案例。